Zahlungserinnerungen

Zielgruppe: Admins und Lehrkräfte

1. Allgemein

Zahlungserinnerungen sind Mahnungen, mit denen Sie Projektteilnehmer an ihre ausstehende Zahlung erinnern können. Sie werden i.d.R. nach Ablauf der Zahlungsfrist generiert und können als PDF-Datei ausgedruckt und verteilt oder als E-Mail an gültige E-Mail-Adressen versendet werden.

Folgen Sie der Anleitung, um eine Zahlungserinnerung zu verschicken.

1.1 Ablauf der Zahlungsfrist

Stellen Sie zunächst sicher, dass die Zahlungsfrist abgelaufen ist, je nach Projekttyp finden Sie diese Information in einer der folgenden Reiter:

Zahlungsplan und Zahlerauswahl
Wahlleistungen und Zahlerauswahl
Einzelbeträge und Zahlerauswahl

Sie können eine Zahlungserinnerung auch vor Ablauf der Zahlungsfrist erstellen, allerdings wird dies nicht empfohlen.

Wir empfehlen:

vor Ablauf der Zahlungsfrist - Zahlungsanforderung.
nach Ablauf der Zahlungsfrist - Zahlungserinnerung.

Dadurch erhalten sowohl Sie, als auch die Erziehungsberechtigen, eine klare Unterscheidung und können anhand des Dokumentes bereits erkennen, ob ein Zahlungsverzug vorliegt.

1.2 Projekt sperren & Abbuchen

Sperren Sie im nächsten Schritt das Projekt. Gehen Sie hierfür auf die Schaltfläche Projekt sperren.

Wenn ein Projekt gesperrt wird, ist es schreibgeschützt. Sie können demnach im gesperrten Zustand, keine Änderungen am Projekt vornehmen.

Buchen Sie nun die Position ab, für die Sie eine Zahlungserinnerung versenden möchten.

Sollten Sie offene Zahlungen haben, werden Ihnen diese unter dem Reiter Zahlungsübersicht - in der Spalte: Ausstehender Betrag (Erinnerung) angezeigt.

1.3 Zahlungserinnerungen versenden

Um Zahlungserinnerungen zu generieren, wählen Sie zunächst alle Projektteilnehmer aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche weitere Aktionen und wählen Sie die Option Dokumente. Sie können nun Zahlungserinnerungen entweder als PDF-Datei erstellen oder - sofern eine gültige E-Mail-Adresse vorhanden ist - direket per E-Mail versenden.

Die Auswahl der Teilnehmer muss nicht manuell vorgenommen werden. Wenn Sie alle Projektteilnehmer selektiert haben, ermittelt Klassengeld automatisch, bei welchen Teilnehmern ein ausstehender Betrag vorliegt.

Das Protokoll der versendeten E-Mails finden Sie unter dem Reiter Zahlerliste und Zahlungsanforderungen in der Spalte Dokumente.