Bareinzahlung - Schülerkonten
1. Allgemein
Wenn Sie Bareinzahlungen in Klassengeld dokumentieren möchten, gibt es hierfür zwei Lösungsmöglichkeiten.
1.1 Lösungsweg 1 (empfohlen)
Zahlen Sie das eingesammelte Bargeld auf das Schulkonto ein. Sofern kein Verwendungszweck angegeben wurde, wird die Einzahlung als Nicht zugeordnete Überweisung auf dem Dashboard angezeigt.
Wenn Sie das Bargeld mehrerer Schüler im Ganzen eingezahlt haben, müssen Sie diesen Gesamtbetrag zunächst aufteilen und anschließend den einzelnen Schülern zuordnen. Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Aufteilung von Einzahlungen (Verteiler)
Wenn Sie das Bargeld einzeln eingezahlt haben, können Sie dieses im Bereich der Nicht zugeordneten Überweisungen direkt dem Schüler und dem Projekt zuordnen. Lesen Sie hier mehr dazu: Zuordnung von Zahlungen
Hinweis: Sollte der eingesammelte Bar-Betrag höher sein als benötigt, müssen Sie diesen bei der Aufteilung bzw. Zuordnung anpassen. Der übrig gebliebene Restbetrag wird daraufhin automatisch dem Verfügbarkeitsbereich des Schülerkontos zugewiesen. Beispiel:
Wenn Sie das Geld auf das Schulkonto eingezahlt haben, achten Sie darauf, bei der Zuordnung 54,00 € anzugeben, da Ihnen andernfalls eine Überzahlung im Projekt entsteht. |
Klicken Sie hier für eine Video-Anleitung: Hilfevideo.
1.2 Lösungsweg 2 (nur in Ausnahmefälle)
Alternativ können Sie eine Bareinzahlung auch in den Schülerkonten manuell dokumentieren. Da diese Methode allerdings das Risiko einer Doppelbuchung birgt, wird dieser Lösungsweg nur in Ausnahmefällen empfohlen.
Gehen Sie in Ihrer Menüleiste zunächst zu Finanzen und öffnen Sie den Bereich der Schülerkonten. Suchen Sie sich das entsprechende Schülerkonto aus der Liste heraus und öffnen Sie das Menü in der letzten Spalte. Klicken Sie auf die Option Neue Transaktion und wählen Sie Bareinzahlung.
Geben Sie den Bar-Betrag, das Datum, eine Beschreibung und anschließend das/die Projekt/e an - nutze Sie hierfür das orangefarbene Plus-Symbol. Bedenken Sie, dass in der Liste nur aktive Projekte angezeigt werden und Sie den Betrag eventuell anpassen müssen. Sollten Sie mehr Geld, als benötigt erhalten haben, passen Sie den Betrag an, sodass im Nachhinein keine Überzahlung entsteht.
Wenn nichts reserviert wird, bleibt der Betrag für jedes beliebige Projekt auf dem Schülerkonto verfügbar.
Klicken Sie auf Speichern und prüfen Sie in der Zahlungsübersicht der/des jeweiligen Projekte/s, ob die Zahlung korrekt zugeordnet wurde.
Hier finden Sie eine Video-Anleitung: Hilfevideo.
Hinweis: Eine Doppelbuchung kann deshalb entstehen, da Sie die Bareinzahlung zunächst manuell dokumentieren und anschließend das tatsächliche Bargeld zusätzlich auf das Bankkonto einzahlen. Diese Einzahlung befindet sich dann im Bereich Nicht zugeordnete Überweisungen und muss - wie sonst auch - nachträglich zugeordnet werden. Diese Zuordnung würde dann allerdings zu einer Doppelbuchung führen, da Sie die Einzahlung bereits manuell in den Schülertransaktionen hinterlegt haben. |