Projekttyp: Einzelbeträge (mit Zahlungsanforderung)

Zielgruppe: Admin und Lehrkräfte

Eine detaillierte Video Anleitung finden Sie hier.

Beschreibung: Ein Einzelbeträge-Projekt mit Zahlungsanforderung wird verwendet, wenn für jeden Projektteilnehmer ein individueller Betrag, sowie eine individuelle Beschreibung benötigt wird. Dieses Projekt kann durch das Guthaben im Benutzerkonto sowie eine separate Überweisung seitens der Erziehungsberechtigten finanziert werden. Sollte kein oder nicht genügend Guthaben vorhanden sein, kann für die fehlende Differenz eine Zahlungsanforderung als Dokument an die Schüler ausgeteilt oder als E-Mail an die registierten Erziehungsberechtigten gesendet werden. Diese überweisen dann den vollen oder übrig gebliebenen Betrag.

Beispiel: Schäden an geliehenen Tablets.

1. Anleitung

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt erstellen, die Sie im Dashboard oder in der Projektübersicht finden. Alternativ können Sie ein Projekt auch aus einer Klasse oder einer Gruppe starten.

Geben Sie dem Projekt einen Namen, wählen Sie als Projekttyp Einzelbeträge mit Zahlungsanforderung und klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt erstellen.

Der Projektname wird für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar sein. Wir empfehlen daher einen beschreibenden und verständlichen Namen.

Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Projekttyp Sie verwenden sollen, können Sie jederzeit den Ratgeber einsehen.

Nachdem Sie das Projekt erstellt haben, wird es Ihnen in Ihrer Projektübersicht orange markiert. Diese Markierung wird für die nächsten 5-10 Minuten erhalten bleiben, um Ihnen ein schnelleres Wiederfinden zu ermöglichen. Klicken Sie auf den Namen des Projektes um es zu öffnen.

1.1. Registerkarte Überblick

Hier können Sie den Status des Projektes ändern. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Status ändern - gehen Sie sicher, dass der aktuelle Status: Entwurf und der neue Status: Aktiv ist - und bestätigen Sie mit Weiter. Wenn Sie sich den Auswirkungen bewusst sind, setzen Sie ganz unten den Haken und gehen auf Weiter.

Der Überblick zeigt Ihnen ebenfalls eine tabellarische Auflistung aller Einnahmen sowie Ausgaben. Hierbei handelt es sich allerdings um Summen-Beträge.

Achtung: Ändern Sie den Status nicht bevor Sie den Betrag, die Zahlungsfrist und die Zahlerauswahl festgelegt haben. Nachdem Sie ein Projekt erstellt haben, überspringen Sie zunächst diesen Schritt, füllen alle oben genannten Informationen aus und wenn Sie sicher sind, dass keine Änderungen mehr vorgenommen werden müssen, können Sie das Projekt in den aktiven Status setzen.

Ab dem Zeitpunkt der Statusänderung, wird das Projekt im Elternportal sichtbar sein.

1.3. Registerkarte Allgemeines

Geben Sie alle erforderlichen Informationen unter der Registerkarte Allgemeines ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Felder erläutert:

Projektname (Pflichtfeld)	Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
Projekttyp	Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Sollten Sie den falschen Projekttypen ausgewählt haben, müssen Sie ein neues Projekt erstellen.
Kategorie (optional)	Wenn Sie ein Projekt einer Kategorie zuordnen, wird in Ihrer Projektliste automatisch ein Ordner erstellt. Dieser Ordner hilft Ihnen dabei, Ihre Projekte übersichtlich zu gruppieren.
Einzahlung in Konto	Legen Sie fest, in welches Bankkonto die Überweisungen eingehen sollen. Dieser Schritt ist nur dann notwendig, wenn Sie mehrere Bankkonten in Klassengeld vernküpft haben.
Interne Notiz (optional)	Interne Notizen sind nur für den Projektleitenden Lehrer sowie alle Administratoren in der Projektübersicht sichtbar. Bewegen Sie hierfür Ihren Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen.
Zusatzinfo zum Projekt (optional)	Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
Projektleiter	Der Projektleiter ist die hauptverantwortliche Person für das Projekt. Wenn Admins ein Projekt erstellen, können sie den Projektleiter aus der Liste der Lehrer auswählen und so auch Projekte für Kollegen erstellen. Sollte ein Lehrer ein Projekt erstellt haben, wird dieser automatisch selbst zur Projektleitung.
Stellvertreter (optional)	Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.
Optionale Information für die Zahlungsanforderung (optional)	Hier können Sie einen beliebigen Text hinzufügen, der in der an die Erziehungsberechtigten gesendeten Zahlungsanforderung enthalten sein wird.

1.4. Registerkarte Einzelbeträge und Zahlerauswahl

1.4.1. Zahler

Um die Zahlerliste zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahler bearbeiten. Sie können die Zahler auf zwei Arten hinzufügen.

1. Suchleiste:

Nutzen Sie die Suchleiste um einen spezifischen Teilnehmer auszuwählen und hinzuzufügen. Geben Sie den jeweiligen Vor- oder Nachnamen des Zahlenden ein, klicken Sie auf das Lupen-Symbol neben der Suchleiste und setzen Sie den Haken in dem entsprechenden Kästchen. Wenn der Teilnehmer erfolgreich hinzugefügt wurde, erscheint er automatisch in der Auswahl (rechts).

2. Gruppierungen:

Wenn Sie eine größere Menge an Schülern innerhalb einer Klasse oder eines Studienjahres auswählen möchten, können Sie im mittleren Bereich, das jeweiligen Dreiecke anklicken. Dadurch öffnen sich die entsprechenden Bereiche und Sie können Ihre Auswahl anhand der Kästchen treffen.

Wählen Sie ein übergeordnetes Kästchen aus, werden automatisch alle untergeordneten Kästchen ebenfalls ausgewählt. Sie können diese Auswahl jederzeit individualisieren, in dem Sie Haken rausnehmen oder neu setzen.

Beispiel: Sie setzen den Haken neben der Klasse 8A, dadurch werden alle Schüler innerhalb der Klasse 8A ausgewählt und in die Liste hinzugefügt

Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, schließen Sie das Fenster und klicken Sie auf Speichern. Erst durch das Speichern, werden die Schüler in die Liste übertragen.

1.4.2. Einzelbeträge

Ändern Sie - falls gewünscht - die Beschreibung und legen Sie einen Betrag für jeden Zahler fest. Die Zahlungsfrist gilt für alle Projektteilnehmer.

Wenn Sie alle erforderlichen Informationen eingetragen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und Weiter.

1.5. Registerkarte Zahlungsübersicht

Die Registerkarte Zahlungsübersicht dient mehreren Zwecken:

Sie können überprüfen, ob der Saldo in den Benutzerkonten ausreichend ist, um keine Zahlungsanforderung zu generieren.
Sie können auch Beträge für das Projekt reservieren, prüfen, wer wie viel bezahlt hat, reservierte Beträge für das Projekt freigeben und Zahlungserinnerungen versenden, sobald das Projekt abgebucht ist.

Erläuterung der einzelnen Felder:

E-Mail Komm. Kanal	Wenn eine E-Mail im Elternportal hinterlegt ist, wird dies hier durch einen grünen Haken bestätigt.
Kontostand Benutzerkonto	Der aktuelle Gesamtbetrag, der sich im Benutzerkonto befindet, inklusive aller reservierten Beträge.
Info	Wenn Sie auf das Informationssymbol klicken, wird Ihnen eine Detailansicht aller Transaktionen des Benutzerkontos angezeigt.
Betrag laut Zahlungsplan	Der Gesamtbetrag, den der Projektteilnehmer für das Projekt zahlen muss.
Reservierter Betrag für dieses Projekt	Der Betrag, der für dieses Projekt und diesen Teilnehmer reserviert wurde.
Reservierte Beträge für andere Projekte	Dient zur Information, falls Beträge aus dem Benutzerkonto bereits für andere Projekte reserviert worden sind.
Verfügbar im Benutzerkonto	Der Saldo des Benutzerkontos abzüglich aller reservierten Beträge. Dieser Saldo kann für beliebige Projekte verwendet werden.
Aktion	Hier wird nach der Statusänderung die Möglichkeit des Umbuchens ermöglicht.

1.5.1. Reservierungen

Eine ausführlichere Erklärung zu Reservierungen finden Sie hier.

Bevor Sie mit den Reservierungen beginnen können, müssen Sie zunächst den Status des Projektes auf Aktiv stellen. Gehen Sie dafür in die Registerkarte Überblick und auf den Button "Status ändern". Wenn Sie sich den Auswirkungen bewusst sind, bestätigen Sie dies durch den Haken und gehen Sie auf weiter. Das Projekt ist nun Aktiv und Sie können die Reservierungen durchführen.

Prüfen Sie in der Spalte Verfügbar im Benutzerkonto, ob Beträge verfügbar sind, die Sie für Ihr Projekt blockieren können. Dadurch wird die Zahlungsanforderung nur für die Differenz zwischen dem reservierten Betrag und dem angeforderten Betrag gesendet.

Reserivierungen können auf Zwei Arten durchgeführt werden:

1. Mehrfachreservierung:

Selektieren Sie an der linken Seite der Tabelle, alle Projektteilnehmer, für die Sie den Zahlungsbetrag reservieren möchten. Klicken Sie anschließend auf den Button weitere Aktionen und gehen Sie auf Mehrfachreservierung.

Wenn Sie mit der angezeigten Liste einverstanden sind, klicken Sie auf Speichern und der angeforderte Betrag wird für alle Teilnehmer reserviert.

2. Umbuchen:

Klicken Sie in der letzten Spalte Aktionen auf den Punkt Umbuchen. Geben Sie unter Neuer reservierter Betrag an, wie viel Sie für diesen Projektteilnehmer reservieren möchten. Achten Sie darauf, dass Ihr angegebener Betrag nicht die Verfügbarkeit im Benutzerkonto übersteigt.

1.5.2 Unterschied Umbuchung und Mehrfachreservierung?

Bei der Umbuchung können Sie einen individuellen Betrag - den vollen oder einen Teilbetrag - reservieren. Die Mehrfachreservierung blockiert für alle ausgewählten Teilnehmer den Gesamtbetrag (Betrag laut Zahlungsplan).

Die reservierten Beträge werden unter Reservierter Betrag für dieses Projekt angezeigt. Der Betrag in der Spalte Verfügbar im Benutzerkonto wird entsprechend angepasst.

Wenn Sie den Gesamtbetrag des Projekts für einen Teilnehmer reservieren, wird im nächsten Schritt keine Zahlungsanforderung generiert, da das Projekt vollständig mit dem verfügbaren Guthaben auf dem Benutzerkonto abgedeckt wurde.

1.5.3. Wer hat bezahlt und wie viel?

Der rot/grüne Balken zeigt an, wie viel Prozent des Projekts bereits abgedeckt ist. Es wird aus dem angeforderten Gesamtbetrag und den reservierten Beträgen berechnet.

Für alle Projekte mit Zahlungsanforderung werden eingehende Überweisungen - sofern der richtige Verwendungszweck genutzt wurde - automatisch dem Projekteilnehmer in der Spalte Reservierter Betrag für dieses Projekt zugewiesen.

1.5.4. Reservierte Beträge freigeben

Wenn sich der Projektbetrag ändert oder ein Projektteilnehmer nicht mehr am Projekt teilnimmt, ist es möglich, die reservierten Beträge freizugeben. Wählen Sie den Teilnehmer aus, für den der Betrag freigegeben werden soll, klicken Sie auf weitere Aktionen und gehen Sie auf Freigabe der reservierten Beträge.

1.5.5. Versand von Zahlungserinnerungen

Bevor Sie Zahlungserinnerungen versenden, sollten Sie folgende Punkte beachten.

Nach Projekt-Erstellung:

Zahlungsanforderung versenden (Schritt: 1.6. Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderung)

Nach Ablauf der Zahlungsfrist:

Projekt sperren
Reservierte Beträge abbuchen (Abbuchung eines Betrags von den Schülerkonten

Achten Sie darauf, die Beträge nicht vor Ablauf der Zahlungsfrist abzubuchen.

Nach Abbuchung:

Beträge - wenn gewünscht - nachträglich umbuchen (Siehe nächste Abbildung)

Sollten Sie nun Zahlungserinnerungen versenden wollen, selektieren Sie die entsprechenden Projekteilnehmer, gehen Sie auf weitere Aktionen und öffnen Sie Dokumente.

Wählen Sie aus, ob Sie eine PDF-Datei generieren oder eine E-Mail versenden möchten.
Sollten Sie die E-Mail Variante wählen, wird je versendete E-Mail ein Protokoll in der Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderung unter der Spalte Dokumente angezeigt.

1.5.6. Überreservierte Beträge freigeben

Wenn die reservierten Beträge aufgrund von Überzahlungen oder Änderungen des Projektbetrags, den angeforderten Betrag überschreiten, ist es möglich, diese Reservierungen freizugeben, sodass das Geld für andere Projekte zur Verfügung steht.

Nachdem das Projekt gesperrt und der Projektbetrag von den Benutzerkonten abgebucht wurde, wählen Sie die entsprechenden Teilnehmer aus, klicken Sie auf weitere Aktionen und dann auf Überreservierte Beträge freigeben.

1.6. Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderung

In der Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderungen können Sie die Zahlungsanforderung entweder als PDF-Dokument erstellen und an die Schüler austeilen oder als E-Mail an die registrierten Erziehungsberechtigten schicken.

Erläuterung der einzelnen Felder:

Name	Nachname und Vorname des Projektteilnehmers.
Klasse	Klasse des Projektteilnehmers (sofern vorhanden).
Komm.-Kanäle	Die E-Mail-Adressen, die die Erziehungsberechtigten angeben, um Mitteilungen von Klassengeld zu erhalten. Es kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen für jeden Schüler geben.
Dokumente	Wenn ein Dokument (z. B. die Zahlungsanforderung) per E-Mail an die Erziehungsberechtigten gesendet wird, erscheint in dieser Spalte ein Umschlagsymbol. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird eine Kopie der gesendeten E-Mail geöffnet. Wenn für den Schüler mehrere E-Mails als Kommunikationskanal registriert sind, wird für jede gesendete E-Mail ein Symbol angezeigt.
Bezeichnung	Die, im vorherigen Schritt, angegeben Bezeichnung.
Einzelbetrag	Der, im vorherigen Schritt, festgelegte Zahlungsbetrag.
Betrag laut Zahlungsplan	Den Betrag, den jeder Projektteilnehmer für dieses Projekt zu zahlen hat.
Reservierter Betrag für diese Projekt	Den Betrag, der für dieses Projekt blockiert wurde.
Angeforderter Betrag	Die Differenz zwischen dem "Betrag laut Zahlungsplan" und dem "reservierten Betrag für dieses Projekt".

Wenn für Projektteilnehmer nur Teilbeträge verfügbar sind, können Sie für den Restbetrag eine Zahlungsanforderung generieren. Selektieren Sie hierfür die entsprechenden Projektteilnehmer, gehen Sie auf weitere Aktionen und wählen sie Dokumente.

Wählen Sie PDF oder E-Mail und klicken Sie auf Ausführen.

Wenn Sie PDF auswählen, wird eine neue Browser-Registerkarte mit allen PDF's geöffnet. Wenn Sie E-Mail wählen, wird unter der Spalte Dokumente ein Briefumschlagsymbol angezeigt. Hierbei handelt es sich um das Protokoll der gesendeten E-Mail.

Klicken Sie auf das Symbol, um die einzelnen E-Mail Protokolle zu öffnen.

1.7. Registerkarte Projekttransaktionen

Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.