Projekttyp: Aufladung des Schülerkontos

Zielgruppe: Admins und Lehrkräfte

Eine detaillierte Video Anleitung finden Sie hier.

Beschreibung: Dieses Projekt wird zum Aufladen des Schülerkontos verwendet und kann als Vorauszahlung betrachtet werden. Diese Vorauszahlung kann für die Finanzierung von Projekten im Jahresverlauf verwendet werden. Bleibt am Ende des Schuljahres ein Restbetrag übrig, kann dieser an die Erziehungsberechtigten zurückerstattet werden oder als Startguthaben für das nächste Schuljahr verwendet werden.

Alle Beträge, die von einem Projekt zur Aufladung des Schülerkontos eingesammelt werden, landen auf dem Schülerkonto und werden als verfügbar angezeigt. Das bedeutet, dass sie für beliebige andere Projekte verwendet werden können.

1. Anleitung

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt erstellen, die Sie im Dashboard oder in der Projektübersicht finden. Alternativ können Sie ein Projekt auch aus einer Klasse oder einer Gruppe starten.

Geben Sie dem Projekt einen Namen, wählen Sie als Projekttyp Aufladung des Schülerkontos aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt erstellen.

Der Projektname wird für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar sein. Wir empfehlen daher einen beschreibenden und verständlichen Namen.

Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Projekttyp Sie verwenden sollen, können Sie jederzeit den Ratgeber einsehen.

Nachdem Sie das Projekt erstellt haben, wird es Ihnen in Ihrer Projektübersicht orange markiert. Diese Markierung wird für die nächsten 5-10 Minuten erhalten bleiben, um Ihnen ein schnelleres Wiederfinden zu ermöglichen. Wenn Sie das Projekt aus der Projektübersicht gestartet haben, klicken Sie auf den Namen des Projektes um es zu öffnen.

1.1 Registerkarte Überblick

Hier können Sie den Status des Projektes ändern. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Status ändern - gehen Sie sicher, dass der aktuelle Status: Entwurf und der neue Status: Aktiv ist - und bestätigen Sie mit Weiter. Wenn Sie sich den Auswirkungen bewusst sind, setzen Sie ganz unten den Haken und gehen auf Weiter.

Achtung: Ändern Sie den Status nicht bevor Sie den Betrag, die Zahlungsfrist und die Zahlerauswahl festgelegt haben. Nachdem Sie ein Projekt erstellt haben, überspringen Sie zunächst diesen Schritt, füllen alle oben genannten Informationen aus und wenn Sie sicher sind, dass keine Änderungen mehr vorgenommen werden müssen, können Sie das Projekt in den aktiven Status setzen.

Ab dem Zeitpunkt der Statusänderung, wird das Projekt im Elternportal sichtbar sein.

1.2 Registerkarte Allgemeines

Geben Sie alle erforderlichen Informationen unter der Registerkarte Allgemeines ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter. Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Felder erläutert.

Projektname (Pflichtfeld)	Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
Projekttyp	Nach der Erstellung des Projektes kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Sollten Sie den falschen Projekttypen ausgewählt haben, müssen Sie ein neues Projekt erstellen.
Kategorie (optional)	Wenn Sie ein Projekt einer Kategorie zuordnen, wird in Ihrer Projektliste automatisch ein Ordner erstellt. Dieser Ordner hilft Ihnen dabei, Ihre Projekte übersichtlich zu gruppieren.
Einzahlung in Konto	Legen Sie fest, in welches Bankkonto die Überweisungen eingehen sollen. Dieser Schritt ist nur dann notwendig, wenn Sie mehrere Bankkonten in Klassengeld vernküpft haben.
Interne Notiz (optional)	Interne Notizen sind nur für den Projektleitenden Lehrer sowie alle Administratoren in der Projektübersicht sichtbar. Bewegen Sie hierfür Ihren Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen.
Zusatzinfo zum Projekt (optional)	Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
Projektleiter	Der Projektleiter ist die hauptverantwortliche Person für das Projekt. Wenn Admins ein Projekt erstellen, können sie den Projektleiter aus der Liste der Lehrer auswählen und so auch Projekte für Kollegen erstellen. Sollte ein Lehrer ein Projekt erstellt haben, wird dieser automatisch selbst zur Projektleitung.
Stellvertreter (optional)	Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.
Optionale Information für die Zahlungsanforderung (optional)	Hier können Sie einen beliebigen Text hinzufügen, der in der an die Erziehungsberechtigten gesendeten Zahlungsanforderung, enthalten sein wird.

1.3 Registerkarte Zahlungsplan und Zahlerauswahl

1.3.1 Aufladungssumme

Geben Sie die Höhe der Aufladungssumme, sowie die Zahlungsfrist, in den entsprechenden Feldern an. Beides sind Pflichtfelder und müssen daher ausgefüllt werden.

1.3.2 Zahler

Um die Zahlerliste zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahler bearbeiten. Sie können die Zahler auf zwei Arten hinzufügen.

1. Suchleiste:

Nutzen Sie die Suchleiste um einen spezifischen Teilnehmer auszuwählen und hinzuzufügen. Geben Sie den jeweiligen Vor- oder Nachnamen des Zahlenden ein, klicken Sie auf das Lupen-Symbol neben der Suchleiste und setzen Sie den Haken in dem entsprechenden Kästchen. Wenn der Teilnehmer erfolgreich hinzugefügt wurde, erscheint er automatisch in der Auswahl (rechts).

2. Gruppierungen:

Wenn Sie eine größere Menge an Schülern innerhalb einer Klasse oder eines Studienjahres auswählen möchten, können Sie im mittleren Bereich, das jeweilige Dreieck anklicken. Dadurch öffnen sich die entsprechenden Bereiche und Sie können Ihre Auswahl anhand der Kästchen treffen.

Wählen Sie ein übergeordnetes Kästchen aus, werden automatisch alle untergeordneten Kästchen ebenfalls ausgewählt. Sie können diese Auswahl jederzeit individualisieren, in dem Sie Haken rausnehmen oder neu setzen.

Beispiel: Sie setzen den Haken neben der Klasse 7A, dadurch werden alle Schüler innerhalb der Klasse 7A ausgewählt und in die Liste hinzugefügt

Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, schließen Sie das Fenster und gehen Sie auf Speichern und Weiter.

1.4 Registerkarte Ausnahmen

1.4.1 Ausnahmen

Wählen Sie alle Projektteilnehmer aus, die einen abweichenden Betrag zahlen sollen. Dieser Betrag kann höher oder niedriger sein. Ausnahmen sind i.d.R. für Schüler die BuT-Leistungen in Anspruch nehmen. Benötigt keiner Ihrer Schüler einen abweichenden Betrag, können Sie diesen Schritt überspringen.

Wenn Sie Ausnahmen hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausnahmen bearbeiten. Die Liste enthält nur die - im vorherigen Schritt - ausgewählten Projektteilnehmer. Selektieren Sie die gewünschten Teilnehmer und klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Die Ausnahmeliste wird erst sichtbar, wenn Sie auf Speichern klicken.

1.4.2 Ausnahmeliste

Klicken Sie auf den Betrag den Sie ändern möchten und geben Sie - wenn gewünscht - eine Erklärung an.

Der neue Betrag wird orange markiert. Wenn Sie alle Ausnahmen ausgewählt und die Beträge geändert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und Weiter.

Hinweis: Wenn Sie mit allen wichtigten Informationen fertig sind, können Sie nun den Status unter der Registerkarten Überblick (Schritt. 1.1) auf Aktiv setzen.

1.5 Registerkarte Zahlungsübersicht

Hier haben Sie die Möglichkeit zu überprüfen, welche Projektteilnehmer bereits gezahlt haben und - bei Bedarf - können Sie hier ebenfalls Zahlungserinnerungen versenden. Alle Aufladungsprojekte enthalten einen spezifischen Verwendungszweck, der die automatische Zuordnung von Zahlungen zu dem Projekt ermöglicht. Eine manuelle Zuordnung ist bei korrekter Angabe des Verwendungszwecks daher nicht erforderlich.

Alle Einzahlungen sind in der Spalte Bezahlt zu finden. Blaue Beträge weisen darauf hin, dass der volle Betrag bereits gezahlt worden ist. Rote Beträge weisen auf keine- bzw. eine Teilzahlung hin.

Erläuterung aller einzelnen Felder:

E-Mail Komm. Kanal	Wenn eine E-Mail im Elternportal hinterlegt ist, wird dies hier durch einen grünen Haken bestätigt.
Kontostand Benutzerkonto	Der aktuelle Gesamtbetrag, der sich im Schülerkonto befindet. Inklusive aller reservierten Beträge.
Info	Wenn Sie auf das Informationssymbol klicken, wird Ihnen eine Detailansicht aller Transaktionen des Benutzerkontos angezeigt.
Betrag laut Zahlungsplan	Der Gesamtbetrag, den der Schüler für das Projekt zahlen muss.
Bezahlt	Der Betrag, der für dieses Projekt bereits bezahlt wurde.
Ausstehender Betrag	Restbetrag, der bei unzureichender Zahlung übrig bleibt.

1.5.1 Überzahlungen

Der Zweck eines Aufladungsprojekts ist es, als Vorauszahlung, zur Finanzierung kleinerer Projekte zu dienen. Wenn ein Teilnehmer mehr als den angeforderten Betrag einzahlt, ist keine Aktion erforderlich, da der gesamte Betrag dem Konto des Teilnehmers zugeordnet ist und für jedes Projekt zur Verfügung steht.

1.5.2 Zahlungsrückstände & Zahlungserinnerungen

Hinweis: Zahlungserinnerungen sind Mahnungen, die Eltern daran erinnern sollen, den ausstehenden Betrag zu überweisen, nachdem dessen Zahlungsfrist bereits abgelaufen ist. Stellen Sie daher sicher, dass Sie im vorherigen Schritt, die Zahlungsanforderungen bereits versendet haben und die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Danach können Sie zu diesem Punkt zurückkehren und die Mahungen verschicken.

Wenn ein Teilnehmer offene Zahlungen hat, wird der Betrag in der Spalte Bezahlt rot markiert.
So senden Sie eine Zahlungserinnerung:

Wählen Sie die Schüler aus, die eine Zahlungserinnerung erhalten sollen.
Klicken Sie auf weitere Aktionen
Gehen Sie auf Dokumente und wählen Sie aus, ob die Zahlungserinnerung als E-Mail versendet oder lediglich als PDF-Datei generiert werden soll. In der Spalte E-Mail Komm.kanal können Sie erkennen, ob der Erziehungsberechtigte des Schülers eine registrierte E-Mail-Adresse hinterlegt hat und daher E-Mails empfangen kann. Ist ein grünes Häkchen sichtbar, ist eine E-Mail Adresse vorhanden. Wenn der Teilnehmer keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, können Sie das Dokument als PDF-Datei ausdrucken und den Schülern mitgeben.

1.6 Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderungen

Sie sehen nun eine Liste aller Projektteilnehmer, sowie die dazugehörigen Kontrollkästchen zur Auswahl der verschiedenen Optionen.

Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Felder erläutert:

Info	Hierbei handelt es sich um eine Benutzeransicht aus dem Elternportal.
Komm.-Kanäle	Die E-Mail-Adressen, die die Erziehungsberechtigten angeben, um Mitteilungen von Klassengeld zu erhalten. Es kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen für jeden Schüler geben.
Dokumente	Wenn ein Dokument (z. B. die Zahlungsanforderung) per E-Mail an die Erziehungsberechtigten gesendet wird, erscheint in dieser Spalte ein Umschlagsymbol. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird eine Kopie der gesendeten E-Mail geöffnet. Wenn für den Schüler mehrere E-Mails als Kommunikationskanal registriert sind, wird für jede gesendete E-Mail ein Symbol angezeigt.
Betrag laut Zahlungsplan	Den Betrag, den jeder Schüler für dieses Projekt zu zahlen hat. Die Summe wurde unter dem Reiter Zahlungsplan und Zahlerauswahl festgelegt.

Selektieren Sie alle Teilnehmer, die eine Zahlungsanforderung erhalten sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche weitere Aktionen und wählen Sie Dokumente. Sie können nun entscheiden, ob Sie die Zahlungsanforderungen als PDF-Dokument erstellen oder eine E-Mail an die registrierten Erziehungsberechtigten schicken möchten.

Wenn Sie PDF auswählen, wird im Browser eine neue Registerkarte, mit allen PDF's, geöffnet. Diese können Sie ausdrucken und den Schülern mitgeben.
Wenn Sie E-Mail wählen und auf Ausführen klicken, wird unter der Spalte Dokumente ein Briefumschlagsymbol für jede versendete E-Mail erscheinen. Es handelt sich hierbei und das E-Mail Protokoll. Klicken Sie auf das Symbol, um die E-Mail zu öffnen um den Inhalt sowie den Zeitstempel betrachten zu können. (Siehe folgende Abbildung)

Nachdem Sie die Zahlungsanforderungen versendet oder an die Schüler weiter gegeben haben, können Sie abwarten bis die, von Ihnen angegebene Zahlungsfrist, abgelaufen ist. Sollte nach Ablauf der Frist noch immer offene Beträge vorhanden sein, können Sie die im Schritt 1.5.2. beschriebene Zahlungserinnerung versenden.