Checkliste zum Schuljahresende

Am Ende eines jeden Schuljahres stehen zahlreiche wichtige Aufgaben an, die für einen reibungslosen Übergang ins nächste Schuljahr sorgen. Diese Checkliste soll Ihnen dabei helfen, alle notwendigen Schritte systematisch zu erledigen – von der Prüfung offener Zahlungen über die Sicherung wichtiger Daten bis hin zur Vorbereitung des neuen Schuljahres. 

Die genannten Maßnahmen sind lediglich Empfehlungen und nicht verpflichtend. So behalten Sie den Überblick und können sicherstellen, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden.

1. Zahlungen prüfen: Überprüfen Sie alle nicht zugeordneten Zahlungen und archivieren Sie alle Buchungen im Bereich Banking.  
    
2. Projekte bereinigen: Bereinigen Sie alle bestehenden Projekte (inklusive archivierte Projekte). Laden Sie hierzu den Bericht „Projektübersicht Excel“ herunter und prüfen Sie die Spalten H (Überzahlungen) und I (Offene Zahlungsanforderungen). Geben Sie eventuelle Überzahlungen frei und prüfen Sie, ob offene Zahlungsanforderungen noch gültig sind.  
    
3. Berichte sichern:  
   a) Laden Sie erneut den Bericht „Projektübersicht“ (Excel und PDF) sowie den Bericht „Benutzerkontenübersicht“ herunter und speichern Sie diese lokal.  
   b) Erstellen Sie ein Daten-Backup (Snapshot). Falls keine Administrator:innen Ihrer Schule dieses Recht haben, senden Sie bitte eine E-Mail mit den betroffenen Nutzer:innen an support@klassengeld.de, damit die Rechte vergeben werden können.  
    
4. Abgeschlossene Projekte sichern und ggf. löschen: Laden Sie die Projektdetails abgeschlossener Projekte herunter und speichern Sie diese lokal. Falls gewünscht, können Sie nicht mehr benötigte Projekte abschließen und löschen, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Hinweis: Das Daten-Backup bleibt erhalten und kann bei Rückfragen zu gelöschten Projekten jederzeit verwendet werden.  
    
5. Offene Projekte behalten: Projekte, die weiterhin aktiv bleiben, müssen nicht angepasst werden – es ist keine Aktion erforderlich.  
    
6. Rückzahlungen starten: Führen Sie ggf. notwendige Rückzahlungen an Eltern durch. Beträge, die nicht zurückgezahlt werden, bleiben als Anfangssaldo für das nächste Schuljahr für neue Projekte erhalten.  
    
7. Neues Schuljahr vorbereiten: Sobald das neue Schuljahr bereit ist, führen Sie einen neuen Import durch, um neue Schüler:innen anzulegen, die Klassenzuteilung zu aktualisieren und die austretenden Schüler:innen in die Klasse „Austritte“ zu verschieben.  
    
8. Eltern von Austritten löschen: Löschen Sie die Eltern der austretenden Schüler:innen.
    
9. Admins/Lehrkräfte entfernen: Falls Administrator:innen oder Lehrkräfte entfernt werden müssen, deaktivieren Sie diese Nutzer:innen zunächst in Ihrem System und informieren Sie uns anschließend, damit wir die vollständige Löschung auf unserer Seite durchführen können.

Vielen Dank für Ihre Sorgfalt und Ihren Einsatz!
Mit diesen Schritten schaffen Sie die besten Voraussetzungen für einen gelungenen Start ins neue Schuljahr.